a. Home Office Einrichtung

Abhängig vom Berufsfeld müssen einige Vorkehrungen getroffen werden, um den Heimarbeitsplatz richtig nutzen zu können. Dies umfasst sowohl technische Maßnahmen als auch typische Büroausstattung wie Locher, Tacker, Stempel und Schreibwaren.

a.1. Das E-Mail-Postfach

Für viele Arbeitnehmer gehört die Kommunikation per E-Mail zwischen Kollegen, mit Kunden, Partnern oder Lieferanten zu den täglichen Aufgaben. Daher ist die Möglichkeit, von Zuhause aus auf seine Mails zugreifen zu können, besonders wichtig. Je nach Anbieter lässt sich dies jedoch meist mit wenigen Klicks auf einem Notebook oder sogar Smartphone einrichten bzw. per Browser nutzen. Eine Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an die private Mailadresse ist, wenn kundenbezogene Daten enthalten sind, aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht gestattet.

a.2. Zugriff auf betriebsinterne Server von Zuhause aus

Um die täglichen Aufgaben erledigen zu können, benötigen viele Angestellte Zugriff auf betriebsinterne Server oder die betrieblich genutzte Cloud. Zweiteres ist in der Regel unkomplizierter, was den Zugang von Zuhause aus betrifft, da Clouds ortsunabhängig genutzt werden können. Für die Server gilt: Ein sogenannter VPN-Tunnel bzw. eine VPN-Verbindung kann dafür sorgen, dass eine sichere Verbindung zwischen Arbeitnehmer und dem Unternehmen entsteht. Bezüglich der Einrichtung eignet sich am besten ein Gespräch mit einem Kollegen aus der IT-Abteilung.

a.3. Zugänge zu externen Portalen, Social Media Kanälen und Co.

Auch externe Portale wie z.B. Amazon, Vendor Central oder Social Media Accounts des Unternehmens nutzen einige Arbeitnehmer täglich. Da diese in der Regel über den Browser aufgerufen werden, genügt es meist, sich die Passwörter zu notieren und die Zwei-Schritt-Verifizierung einzurichten. Ganz egal, wie sicher ein Passwort gilt, selbst das beste Passwort kann geknackt werden. Deshalb eignet sich, vor allem im Home Office, die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hierbei braucht es neben dem Passwort einen sogenannten zweiten Faktor, um sich einzuloggen. In den meisten Fällen handelt es sich um einen Code, welcher per SMS oder Telefon zugestellt wird. Mit diesem Code können Arbeitnehmende, in Kombination mit dem Kennwort, einen sicheren Login gewährleisten und sich vor Hackerangriffen schützen.

a.4. Schreibtischausstattung für das Home Office

Rechnungen schreiben, Aufträge und Angebote erstellen und bearbeiten gehören zu den Routinetätigkeiten in der Verwaltung und fallen täglich an. Was Arbeitnehmende für diese Aufgaben benötigen, erscheint vielleicht banal, könnte aber auch aus diesem Grund übersehen oder vergessen werden. Neben einem Drucker benötigen viele möglicherweise noch diverse Materialien wie Stempel, einen Locher, ein Heftgerät, Klebeband-Abroller und Schreibutensilien.

Ausstattung für das Home Office: WEDO’s Black Office Serie

 

b. Sicherheitsregeln und -tipps für das Home Office

Neben bereits angesprochenen sicheren Passwörtern und der Zwei-Faktor-Authentifizierung gibt es noch weitere Maßnahmen, die es Arbeitnehmenden ermöglicht, möglichst sicher im Home Office zu arbeiten.

b.1. WLAN-Router schützen

Auch abseits vom Home Office sollte ein ungeschütztes Netzwerk vermieden werden, denn dieses bietet jedem, der sich in der Nähe befindet, Zugriff auf das eigene WLAN – dies kann von Dritten missbraucht werden. Der Zugang zum Netzwerk sollte mit einem möglichst sicheren Passwort versehen werden – das Standard-Passwort auf der Unterseite des Routers muss dazu also nicht die erste Wahl sein.

b.2. Sicherheitsupdates installieren

Notwendige Updates sollten nicht unnötig hinausgezögert werden. Cyber-Kriminelle nutzen oft Schwachstellen aus, die kürzlich entdeckt wurden. Sie gehen davon aus, dass viele Nutzer ihre Software nicht auf dem aktuellsten Stand haben. Besonders Browser, Betriebssystem, Office- oder PDF-Software sollten daher immer up to date sein. Gleiches gilt für den Router und andere Geräte, die mit dem Netzwerk verbunden sind.